写字楼租赁指南：租户管理新规与注意事项（2024版）

写字楼物业管理的核心内容和日常工作主要集中在以下几个方面。

一、营销推广

写字楼因其商业物业的特性，营销推广是持续且关键的日常工作内容。除了处理自用部分，大部分写字楼都需要积极推广以出售和出租获取收益。写字楼的整体形象设计、宣传推广，办公空间布局的调整及改造，市场分析调研，与客户的沟通谈判，处理客户投诉与需求，以及组织各类联谊活动等都属于此范畴。为保持高租售率，吸引和留住客户，营销服务工作至关重要。专门的营销人员需积极寻找潜在客户，征求反馈意见，尽力满足需求。

二、商务中心的服务与管理

大型写字楼通常配备商务中心，以满足众多办公机构的繁忙商务需求。商务中心的设备配置应齐全，包括各种办公设备以及商务辅助设备。商务中心的工作要求严格，包括熟练掌握外语、打字、设备操作等技能，并熟悉商务信息。工作程序应以准确、快捷为原则，服务后需填写费用收据单。商务中心不仅面向客人，也面向写字楼内部人员，但使用设备需经部门经理同意并填写使用申请单。商务中心的服务项目多样，包括翻译、秘书、办公自动化、设备租赁、会议安排、商务咨询、邮件处理等。

三、前台服务

小型写字楼的前台主要提供基本的问讯解答和引导服务，而大型写字楼的前台则涵盖了更多的服务项目。这些服务主要包括：问讯和留言服务、钥匙分发、信件报刊的收发与递送、个人行李搬运和寄存、出租汽车预约、旅游活动安排、航空机票订购与确认、全球酒店预订、餐饮和文化体育票务安排、文娱活动的组织与安排、外币兑换、磁卡与餐券代售、花卉代购与递送、洗衣与送衣服务、清洁物品代购以及其他各类委托代办服务。部分写字楼甚至将报修点设立在前台，以提供更为便捷的报修服务。

四、设施设备管理

写字楼的设施设备管理至关重要，主要工作包括：

1. 设备管理：建立设备档案，完善工程部架构，制定岗位责任制，把控物料采购、供应与消耗，设立设备的保养和维修制度，并对其进行监督检查。

2. 维修与保养：详细阐述报修及维修程序，建立三级保养制度，关键抓好维修计划的制定和维修制度的完善。设备维修方法包括强制维修法、定期检修法、诊断维修法和全面维修。

3. 设备的更新改造：准确掌握更新改造的时机，并制定切实可行的方案。

一、保安与消防管理

1. 保安管理：贯彻保安管理的基本原则，建立保安部组织机构，制定严密的保安规章制度，明确岗位职责，并加强治安防范，防止人为破坏治安秩序。

2. 消防工作：坚持“以防为主，宣传先行，防消结合”的指导思想。写字楼的消防系统包括干式、湿式消防系统和消防联动机构、火灾报警系统。展开消防工作包括进行消防宣传、建立三级防火组织、明确防火责任人职责、定期组织消防检查、制定防火措施、配备消防设备设施、消除火灾隐患、建立自防自救组织、明确火灾紧急疏散程序以及建立消防档案等。

二、清洁卫生管理

关于清洁与管理的重点事项

一. 清洁工作的重点体现：

为确保环境的整洁与卫生，清洁工作尤为重要。具体表现为：

1. 制定详细的清洁规程，明确清洁区域、材料使用、清洁频次及检查方法，并严格执行。

2. 建立岗位责任制，明确各岗位的职责与任务。

3. 实施卫生清洁检查制度，包括定期巡检、每日抽查、会巡制度以及水质和排污处理检查。

4. 保持公共场所，如大堂、洗手间、公用走道等的清洁。

5. 提供全面的清洁卫生服务，美化环境。

二. 写字楼管理与出租房屋的相关规定：

除了上述清洁工作，写字楼的管理也至关重要。特别是对于出租房屋，需遵守相关规定。根据《北京市经济适用住房管理办法（试行）》的规定，经济适用住房仅用于自住，禁止出租或用于其他非居住目的。若业主违规出租房屋，需承担相应的后果。出租房屋时，业主需向物业公司提交租房人员的信息和有效身份证明，并遵守《房屋租赁管理规定》。

三. 物业概况：

该大厦位于地理位置优越的地方，周边设施完善，交通便利。大厦由知名开发商建设，配备中央空调、24小时热水、消监控设施，以及多台电梯。

四. 编制依据：

物业管理服务的收费及实施依据包括《浙江省物业管理服务收费暂行办法》、《杭州市物业管理条例》等相关国家或地方规定。

五. 管理目标：

我们的管理目标是充分体现开发商的初衷，创造高档写字楼的新时代。我们将遵循科学规范、安全文明的质量方针，以人为本的服务理念，对写字楼实施科学管理，提供优质服务。我们将努力创建与业主需求相符的管理模式，确保业主综合满意率达到93%-95%以上。我们也将参照地方和全国物业管理优秀示范大厦的评定标准，不断提升管理水平和服务质量。

1. 从政策法规角度，提供物业管理意见和依据，参与物业规划和设计评审，提出改善建议。

2. 从管理角度参与设施设备的评审和选配，减少后期管理压力。

3. 提供公建配套设施的改良意见，大厦公共部位环境设计建议，机电安装及能源分配管理意见。

4. 给出功能布局、用料更改的管理建议，保护楼宇材质的具体管理措施。

5. 提供标识系统设计和配置的管理意见。

6. 协调开发商市场营销中的物业管理相关事宜，参与物业竣工验收。

二、管理措施：

1. 熟悉和掌握物业管理法规政策，确保工作有法可依，有章可循。

2. 学习和运用专业技术知识，提高早期介入的技术含量。

3. 制定早期介入计划，有序开展相关工作。

4. 参与工程联席会议，协调各方关系。

第二阶段：前期物业管理阶段

一、接管验收管理方案

为确保大厦环境、建筑和设施等符合法规政策和规划设计要求，维护业主权益，为日后的物业管理奠定基础，必须进行严格的接管验收工作。

管理内容：

1. 与开发商沟通，确定接管验收时间，编制《物业接管验收计划》。

2. 与开发、设计、施工单位一起，依照接管验收标准，进行现场初步验收并记录在《物业交接验收表》上，要求施工单位对问题限期整改。

3. 进行复验并联合进行物业交接，包括核对和接收房屋、钥匙、图纸资料、设施设备及标识等。

管理措施：

1. 成立接管验收小组负责此项工作。

2. 开展接管验收培训，提高对接管验收重要性的认识。

3. 掌握物业验收的标准和程序，制定接管验收规程，按程序办理验收手续。

二、业主入伙管理方案

为给业主提供便捷的服务，塑造管理处的形象，业主入伙阶段的管理至关重要。

管理内容：

1. 准备业主领房所需资料，布置入伙现场。

2. 按领房流程办理手续，包括发放交房资料、陪同验房、收费及解决房屋问题等。

管理措施：

1. 制定《业主领房程序》，准备相关资料。

2. 按照业主领房程序安排工作，策划现场布置方案。

3. 热情接待业主，耐心解答问题，按规定办理入伙手续。

三、治安管理方案

依靠科技手段与常规防范相结合，为业主提供全天候的安全保障。采取站岗与巡逻相结合的方式，协助公安机关维护秩序并采取常规与技术双重防范。门岗负责礼仪服务、交通秩序维护等任务，夜间加强对外来人员的询问和登记。通过人防与技防结合的方式确保大厦安全无虞。巡逻岗负责严格遵循规定路线进行巡视检查，不留死角，确保大厦的每个角落都得到监控。他们的主要职责包括：

1. 检查车辆停放情况，确保道路畅通，车辆安全，并做足安全防范工作。

2. 对大厦内的嫌疑人员实施检查防范，确保大厦的安全。

3. 进行大厦及楼宇的安全、防火检查，杜绝潜在风险。

4. 对装修户的安全情况进行监控。

5. 协同公安部门处理各类治安案件，制止违反大厦管理制度的行为。

为了加强治安防范，我们应用安全报警监控系统、电子巡更系统，对大厦的治安情况实施24小时监控。一旦发现可疑或不安全迹象，将立即采取跟踪监视和定点录象措施，并通知值班保安现场处理。

在管理方面，我们采取以下措施：

1. 对保安队伍实行半军事化管理，制定严格的保安管理和奖惩制度。

2. 加强保安人员的内务管理，开展军事素质培训，提高思想素质和业务技能。

3. 严格执行保安巡更点到制度，确保巡逻质量。

4. 监控中心定期检修、保养，确保监控设备正常运行。

5. 保证监控、值勤记录详细完备，建立安全管理档案。

消防管理是物业安全管理的重中之重。我们将结合实际，切实做好消防安全工作，确保业主的生命财产安全。管理内容包括：

1. 消防监控中心的管理。

2. 消防设施、器材的管理与保养。

3. 保持消防通道的畅通无阻。

4. 加强装修期间的消防安全管理。

5. 严格禁止违章燃放烟花爆竹和携带、储藏易燃易爆物品。

6. 防止电器短路等引发火灾的因素。

我们将制定并落实消防管理制度和消防安全责任制，做到责任、器材、检查落实。建立义务消防队，定期组织消防安全学习和演习。定期进行消防检查，发现隐患及时消除。积极开展防火安全宣传教育，向业主传授消防知识。发生火灾时，及时组织补救并报警。

对于绿化保洁管理，我们将直接关系到大厦的形象及业主的工作环境。管理内容包括：

1. 绿化养护：根据气候科学管理，适量浇水、施肥、松土，制定预防措施防治病虫害，及时清除杂草、枯枝，对遭受损坏的花木及时扶正或补种合适的苗木、花草。对大厦内部公共场所进行绿化布置和养护，定期修饰建筑小品，保持大厦周围绿地和花草植被完好。

2. 清洁卫生：确保大厦公共环境和公共部位整洁，公共设施洁净无异味、无破损。根据材质选择上光打蜡方法，保持材质表面光亮整洁。公共卫生间专人清洁，保持整洁无异味。楼层烟缸每天擦拭两次并清理烟蒂。大堂玻璃门窗保持光亮，无明显污渍。确保垃圾袋装化并扎紧袋口避免渗漏，定期清洁垃圾桶和垃圾房内外墙壁及地面，并对垃圾房定期消毒。定期进行外墙清洗，各类公共设施每月保洁一次，下水道等排污管道定期清理等。对于违反环境卫生管理规定的行为进行制止。